Prowadzenie ewidencji wpływających i wypływających statków – Księga Portowa
- natychmiastowa pełna informacja o statkach, które znajdują się w porcie
- system w bardzo prosty sposób pokazuje jachty, które jeszcze nie zapłaciły za postój lub skończył się im opłacony czas
- proste wyszukiwanie statków wg różnych kryteriów (m. in. wg nazwy jachtu, kapitana, terminów pobytu itp.)
Ewidencja jachtów w porcie może być prowadzona w dwojaki sposób:
- oprócz zapisania podstawowych informacji o wpływającym jachcie (nazwa jachtu, informacje o tym jachcie, kapitan, armator, firma, liczba załogi itd.) korzystając z mapki portu, klikając na konkretne miejsce postojowe można zapisać na którym miejscu jacht został zacumowany. W ten sposób mamy graficzną ilustrację ułożenia jachtów w porcie. Informacje te można również zapisać ręcznie podając numer miejsca, nabrzeże i sektor nie korzystając z mapy portu. Wówczas informacje te mają charakter informacyjny, nie przedstawiają graficznego ułożenia statków
- ewidencja wpływających jachtów może być prowadzona w ten sposób, że zapisywane są wszystkie niezbędne informacje o jachcie bez określenia, w którym miejscu jacht został zacumowany
System na bieżąco informuje ile jednostek znajduje się aktualnie w porcie.
Obsługa płatności
- przyjmowanie płatności za postój w porcie (paragony fiskalne lub dokumenty KP)
- przyjmowanie płatności za różne usługi dodatkowe (sanitariaty, prysznice, slipowanie, parking itd.) (paragony fiskalne lub dokumenty KP)
Obsługa depozytów (np. za klucze, karty dostępowe, karty na prąd i wodę itp.)
- system pilnuje, aby jacht wypływający rozliczył swój depozyt
- system dostarcza informacje o ilości i wartości posiadanych depozytów
- depozyty mogą być przyjmowane w różnej walucie
Wystawianie faktur
- automatyczne wystawianie faktur w momencie przyjmowania płatności zausługi
- wystawianie faktur za wcześniej udzielone usługi na podstawie paragonów fiskalnych. W tym przypadku nie ma potrzeby ponownego wpisywania danych, system sam wystawia faktury na podstawie paragonów.
- wystawianie faktur za dowolne usługi
- faktury mogą być drukowane, zapisywane w pliku lub od razu, automatycznie wysyłane do klienta mailem
Obsługa „rezydentów”
- system pilnuje terminów zakończenia umowy
- automatyczne wznawianie umów
- system pilnuje i informuje użytkownika o zbliżających się terminach płatności rat (w przypadku opłat ratalnych)
- automatyczne wystawianie faktur dla klientów, którym zbliża się termin płatności raty
- automatyczne wysyłanie faktur mailem do klientów
- przypisywanie jachtom konkretnego miejsca w marinie (układ graficzny; mapka portu z zajętymi/wolnymi miejscami)
Rozrachunki
- obsługa faktur z odroczonym terminem płatności
- system pilnuje zbliżających się terminów płatności
- informuje użytkownika o fakturach, których termin płatności zbliża się
- wystawia wezwania do zapłaty, które można wydrukować lub wysłać mailem do klienta
- automatyczne wystawianie wezwań do zapłaty
- automatyczne wysyłanie wezwań mailem do klientów
Raporty
Wszystkie raporty mogą być generowane za dowolny okres czasu w tym miesięczne, kwartalne, półrocznie, roczne. Należą do nich m.in.:
- raporty finansowe (rejestry faktur, rejestry VAT)
- raporty gotówkowe (stan gotówki każdego bosmana, wysokość utargu, wysokość przychodu)
- raport faktur gotówkowych
- raport faktur przelewowych
- raport faktur dla wybranego klienta
- raporty o wysokości przychodu z podziałem na usługi oferowane w porcie.
- raporty statystyczne
- wszystkie raporty mogą być wyświetlone na monitorze komputera, drukowane, zapisywane na dysku komputera w pliku lub automatycznie wysyłane mailem np. do biura
Raporty globalne - System „e-Marinas” został przystosowany do obsługi wielu marin
połączonych siecią komputerową. Dzięki temu możliwe jest generowanie różnego rodzaju raportów w
jednym miejscu ze wszystkich marin podłączonych do systemu.
Nie wychodząc z biura możemy dowiedzieć się ile i jakie jachty są w danej chwili
zacumowane w każdej marinie. Możemy dowiedzieć się jaki jest aktualny utarg w
każdej marinie oraz jaki jest utarg każdego z bosmanów.
Ponadto System generuje raporty finansowe, księgowe i statystyczne.
Jako twórcy System „e-Marinas” będziemy rozwijać możliwości sprawozdawcze
programu i tworzyć dodatkowe raporty według indywidualnych potrzeb naszych
klientów.
Bazy danych – System „e-Marinas” został wyposażony w zestaw baz danych państw,
miast, ulic, typów jachtów itd. co ułatwia i przyspiesza wprowadzanie danych jak
również minimalizuje możliwość popełnienia błędu. Bazy te są tworzone na bieżąco w
trakcie codziennego użytkowania systemu przez co są dopasowane do potrzeb każdej
mariny.
Tworzone są także bazy danych klientów, kapitanów, jachtów co również bardzo
przyspiesza pracę. Np. wystawienie faktury dla klienta, którego mamy już zapisanego
w bazie wymaga naciśnięcia kilku przycisków, zbędne jest wprowadzanie danych tego
klienta po raz kolejny.